Kokousmuistiopohja

Sisältö

Kokouksen tarkoituksen, fasilitaattorin, muistiinpanojen tekijän, päivämäärän, ajan ja paikan kentät
Osallistujien ja poissaolojen osiot täydellistä kokousmerkintää varten
Esityslista, aihekohtaiset keskustelumuistiinpanot ja parking lot -kehotteet
Päätöslista, joka erottaa sitoumukset keskustelusta
Tehtävätaulukko vastuuhenkilöllä, määräpäivällä ja tilalla
Seuraavan kokouksen paikka siirtyville aiheille

Esikatselu

Käytä pohjaa muuttaaksesi kokouksen selkeäksi kirjaukseksi siitä, mitä käsiteltiin, mitä päätettiin ja mitä tapahtuu seuraavaksi.

Perustiedot

Päivämäärä: [YYYY-MM-DD]
Tausta: projekti, tiimi, asiakas, kokoussarja tai sisäinen aloite
Tavoite: kirjoita konkreettinen lopputulos, jonka pitää olla selvä, kun muistiinpano on valmis

Fokus

Aloita päätöksestä, tuotoksesta tai yhteisestä ymmärryksestä, jota muistiinpanon pitää tukea. Kirjoita lyhyesti, kuka käyttää muistiinpanoa ja mitkä tiedot pitää löytää nopeasti myöhemmin.

Osiot

Osa-alue	Mitä kirjataan	Vastuuhenkilö	Tarkistus
Osallistujat	Kuvaa osallistujat sopimuksineen, avoimine kysymyksineen, vastuuhenkilöineen ja päivämäärineen.	Nimi	[YYYY-MM-DD]
Esityslista	Kuvaa esityslista sopimuksineen, avoimine kysymyksineen, vastuuhenkilöineen ja päivämäärineen.	Vastuuhenkilö	Päivä
Päätökset	Kuvaa päätökset sopimuksineen, avoimine kysymyksineen, vastuuhenkilöineen ja päivämäärineen.	Vastuuhenkilö	Päivä
Toimenpiteet	Kuvaa toimenpiteet sopimuksineen, avoimine kysymyksineen, vastuuhenkilöineen ja päivämäärineen.	Vastuuhenkilö	Päivä

Päätökset ja toimenpiteet

Toimenpide	Vastuuhenkilö	Määräpäivä	Tila
Selkeytä ja päivitä osallistujat, jotta muistiinpanoa voi käyttää ilman lisäselityksiä.	Nimi	[YYYY-MM-DD]	Avoin
Selkeytä ja päivitä esityslista, jotta muistiinpanoa voi käyttää ilman lisäselityksiä.	Vastuuhenkilö	Päivä	Kesken
Selkeytä ja päivitä päätökset, jotta muistiinpanoa voi käyttää ilman lisäselityksiä.	Vastuuhenkilö	Päivä	Kesken
Selkeytä ja päivitä toimenpiteet, jotta muistiinpanoa voi käyttää ilman lisäselityksiä.	Vastuuhenkilö	Päivä	Kesken

Tarkistuslista

☐ Selkeytä ja päivitä osallistujat, jotta muistiinpanoa voi käyttää ilman lisäselityksiä.
☐ Selkeytä ja päivitä esityslista, jotta muistiinpanoa voi käyttää ilman lisäselityksiä.
☐ Selkeytä ja päivitä päätökset, jotta muistiinpanoa voi käyttää ilman lisäselityksiä.
☐ Selkeytä ja päivitä toimenpiteet, jotta muistiinpanoa voi käyttää ilman lisäselityksiä.
☐ Tarkista muistiinpano ennen jakamista.

Tarkistus

Tarkista muistiinpano ennen jakamista. Poista toistot, varmista nimet ja päivämäärät sekä huolehdi, että jokaisella tärkeällä päätöksellä on seuraava askel.

Näin käytät tätä pohjaa

Määritä kokouksen tarkoitus ensin — Kirjoita tulos, joka kokouksen on tuotettava, ennen kuin keskustelu alkaa. Tämä auttaa kaikkia erottamaan hyödyllisen kontekstin sivukeskustelusta.
Kirjaa esityslistan aiheet otsikoiksi — Liitä tai kirjoita esityslista ennen kokouksen alkua. Lisää kokouksen aikana muistiinpanot vastaavan aiheen alle yhden pitkän litteroinnin sijaan.
Erota päätökset keskustelusta — Päätösten tulee olla helppo löytää kokouksen jälkeen. Siirrä kaikki sovittu Päätökset-osioon ja jätä taustatiedot keskustelumuistiinpanoihin.
Nimeä jokaiselle tehtävälle omistaja — Jokainen tehtävä tarvitsee omistajan, määräpäivän ja nykyisen tilan. Jos kukaan ei omista sitä, se ei vielä ole todellinen tehtävä.
Jaa yhteenveto nopeasti — Lähetä muistiinpanot 24 tunnin kuluessa, kun konteksti on vielä tuore. Lyhyt ja tarkka yhteenveto estää toistuvat keskustelut ja unohtuneet jatkotoimet.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä kokousmuistion pitäisi sisältää?

Hyödyllinen kokousmuistio sisältää osallistujat, esityslistan, keskeiset keskustelukohdat, päätökset ja tehtävät. Tärkeimmät osiot ovat päätökset ja tehtävät, koska ne muuttavat kokouksen jatkotoimiksi. Tiivis yhteenveto on yleensä arvokkaampi kuin litterointi.

Kenen pitäisi tehdä kokousmuistiot?

Paras muistiinpanojen tekijä on yleensä joku, joka pystyy kuuntelemaan päätöksiä ja sitoumuksia johtamatta jokaista keskustelun osaa. Toistuvissa kokouksissa roolia kannattaa kierrättää, jotta työ jakautuu. Nimeä muistiinpanojen tekijä aina yläosassa, jotta kaikki tietävät, kuka omistaa yhteenvedon.

Kuinka pian kokousmuistiot pitäisi jakaa?

Jaa kokousmuistiot mahdollisuuksien mukaan samana päivänä ja viimeistään 24 tunnin kuluessa. Muistiinpanojen arvo laskee nopeasti, koska ihmiset unohtavat yksityiskohtia ja tehtävät alkavat ajautua. Nopea yhteenveto antaa kaikille yhteisen kirjauksen, kun keskustelu on vielä selkeä.

Samankaltaiset pohjat

Kokouksen esityslistapohja

Maksuton kokouksen esityslistapohja tavoitteille, aiheille, aikatauluille, vastuuhenkilöille ja odotetuille tuloksille.

Projektisuunnitelmapohja

Maksuton projektisuunnitelmapohja tavoitteille, rajaukselle, virstanpylväille, tuotoksille, riskeille, vastuuhenkilöille ja aikataululle.